Poniższe podsumowanie jest efektem prac zespołu eksperckiego, który miał okazję doradzać samorządowcom w organizacji konsultacji społecznych. Część wątków oczywiście przewijała się już na naszym blogu - co nie znaczy, że nie warto do nich wrócić. Wymienione punkty, sformułowane w formie dylematów (lub problemów konsultacyjnych) są próbą odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości.

1. Czas

"Szybko, szybko" czy powoli jak żółw ociężale? Ile czasu powinno przeznaczać się na konsultacje, żeby dochować wymogom informowania, ale nie utknąć niekończących się dyskusjach? Jakie wnioski?

  • Konsultacji społecznych nie można prowadzić w pośpiechu. Ryzykujemy wtedy, że konflikt, którego chcieliśmy uniknąć pojawi się pod koniec procesu i to ze zdwojoną siłą.
  • Konsultacje powinny być dobrze osadzone w czasie. To znaczy odbywać się wtedy, kiedy możliwe są zmiany w projektach, a nie kiedy pewne kwestie są już przesądzone.
  • Nie trzymajmy się ściśle terminów określonych w ustawach – rozmowę z mieszkańcami można rozpocząć szybciej niż przewiduje to np. procedura planistyczna.

2. Pieniądze

Ten problem można sprowadzić do pytania "czy istnieją darmowe konsultacje społeczne". Nie, nie istnieją. Tak samo jak nie istnieją darmowe lunche.

  • To mit, że konsultacje nic nie kosztują. Zawsze jest to czyjś dodatkowy czas pracy, konieczność wynajęcia przestrzeni czy zapewnienia poczęstunku.
  • Tanio zwykle nie oznacza, że dobrze. Przesadne oszczędzanie na dialogu z mieszkańcami, to tak naprawdę pokazanie, że im na nas nie zależy.
  • Przygotowując projekty tak jak czasem wpisuje się koszty promocyjne, warto (a może nawet lepiej) dopisać koszty związane z organizacją spotkań z mieszkańcami. Niech określony % inwestycji stanowią działania komunikacyjne.

3. Efektywność

Ten temat wiąże się z problemem "czasu" w konsultacjach społecznych. Czy lepiej zrobić konsultacje po cichu, ale sprawniej, czy jednak z przytupem, ale dłużej.

  • Przede wszystkim trzeba pamiętać, że w dzisiejszym świecie nie ma takiego pojęcia jak „zrobić coś po cichu”. Jest to największy błąd i grzech pierworodny konsultacji społecznych wpływający na wiarygodność i zaufanie przy kolejnych projektach.
  • Zgodnie z Kanonem Konsultacji, powinniśmy dążyć do tego, by były one maksymalnie powszechne, a nawet aktywnie docierać do poszczególnych grup interesariuszy. Aktywnie nie oznacza zamieszczenia informacji na stronie www czy w gablocie urzędu.

4. Zarządzanie

W wielu samorządach nie jest to końca jasne, kto odpowiada za proces konsultacji od strony organizacyjnej, a kto od strony merytorycznej.

  • W konsultacjach społecznych należy wyraźnie określić właściciela procesu i role poszczególnych osób/komórek organizacyjnych.
  • Jest złym pomysłem, jeśli za dialog z mieszkańcami, docieranie do nich, prowadzenie spotkań odpowiadają pracownicy, którzy na co dzień zajmują się sporządzaniem planów zagospodarowania przestrzennego.
  • Konsultacje społeczne to nie jest promocja gminy. Warto by choć 1-2 stanowiska w strukturze urzędu były dedykowane partycypacji z mieszkańcami.

5. Zasoby

Czy prowadząc konsultacje społeczne należy robić je własnymi siłami czy sięgać po wsparcie zewnętrzne?

  • To zależy od procesu konsultacyjnego, którym się zajmujemy. Konsultacje można prowadzić przy wykorzystaniu zasobów własnych (jeśli są) lub korzystać ze wsparcia zewnętrznego.
  • Co może być zlecane na zewnątrz? Moderacja, obsługa punktów konsultacyjnych, przeprowadzenie badań i sondaży, przygotowanie wyspecjalizowanych narzędzi.
  • Co może pozostać w urzędzie? Wsparcie techniczno-organizacyjne dla procesu, zapewnienie materiałów merytorycznych, informowanie za pomocą dostępnych kanałów komunikacji.

6. Frekwencja

Problemem w wielu gminach jest zachęcenie mieszkańców do udziału w konsultacjach społecznych. Równocześnie, trzeba zauważyć, że zarówno za mało jak i za dużo mieszkańców na konsultacjach może mieć negatywny skutek dla jakości pozyskanych informacji.

  • Konsultacje społeczne robimy nie dla wypełnienia sali, ale pozyskania opinii.
  • Czasem lepiej jest porozmawiać w gronie 8-12 osób niż ze 120.
  • Jeżeli zależy nam na frekwencji powinniśmy się do tego przyłożyć i szukać niestandardowych rozwiązań oraz takich technik, które umożliwiają dotarcie do interesujących nas grup odbiorców.
  • Warto postawić na badanie sondażowe, geoankiety, punkty konsultacyjne, dzięki którym uczestników konsultacji jest od kilkudziesięciu do kilkuset.

7. Sukces

Jak można ocenić, że konsultacje społeczne się powiodły?

  • Konsultacje się zakończyły i co dalej? Warto zapytać się samych uczestników, co o nich sądzą. I tak jak w sektorze biznesowym zadzwonić po zakończonej usłudze zadając kilka pytań, albo rozdać uczestnikom spotkania krótki kwestionariusz do wypełnienia.
  • Pozwoli to nam odpowiedzieć na pytanie: skąd mieszkańcy czerpią wiedzę o konsultacjach, co było dla nich zrozumiałe, a co nie, czy mają poczucie, że ich głos jest barny pod uwagę itp..
  • Jeśli nie poznamy naszego „klienta” trudno będzie nam z powodzeniem realizować kolejne procesy w przyszłości.

MM